Системы управления проектами делятся на специализированные таск-менеджеры (Basecamp, Redmine, JIRA) и таск-трекеры в составе CRM, например, Битрикс24, Amo CRM.

Что нужно учитывать при выборе:

• Сферу деятельности вашей компании
• Насколько формализован бизнес-процесс внутри компании
• Сколько человек будет работать в системе, и сколько у них ролей
• Масштабируемость системы — останется ли решение эффективным, когда число пользователей возрастет
• Гибкость системы — насколько она будет вас устраивать в будущем, если вы захотите изменить процессы

Битрикс-24

Очень популярная в России система с гибкими настройками. Постоянно появляются все новые и новые обновления, даже такие, как искусственный интеллект и боты.

Функционал: Начать работать очень легко, достаточно авторизоваться через одну из соцсетей. Доступно построение графиков и отчетов по любым выбранным параметрам.

Интерфейс: Крайне простой, но яркий дизайн. Интерфейс ориентирован на русскоязычного пользователя. Система не просто переведена, а локализована.

Для кого: Это хорошее решение для тех, кому нужно выстроить процесс. Начинающим поможет большое сообщество и дополнительные инструменты – интеграторы и облачное решение. Подходит для отделов продаж, бухгалтерии, сферы обслуживания, т.к. есть интеграция с формами, звонками, лидами. Но можно использовать и для разработки, выстроив подходящий workflow.

Мобильное приложение: Все функции десктопной версии сохраняются в приложении.
Цена: Для 12 пользователей бесплатно, есть платные дополнительные функциональности.

Trello

Система для небольших команд с простым интерфейсом. Все задачи располагаются на доске по принципу карточек и умещаются на одном экране. В сложных проектах следить за большим количеством задач в таком формате будет неудобно.

Функционал: Возможность создавать несколько досок и свои статусы, например, «на оценке», «на лайве», календарь дедлайнов по всем карточкам, уведомлениями, интеграция со Slack. Инструмента для логирования времени нет, пользователю нужно писать отдельный комментарий.

Интерфейс: Проект удобно декомпозировать на задачи и перенести на один борд и дальше следить за статусами. Задачи из разных проектов не синхронизируются.

Для кого: Для небольшого проекта с линейным процессом. Система популярна для работы над контентом, но подойдет и для команды разработчиков из нескольких человек. А вот большой команде может не хватить инструментов. У всех участников одинаковые права, что усложняет работу между несколькими командами. Карточная система Trello удобна для создания чек-листов, и подойдет даже для написания сценариев и целых текстов.

Мобильное приложение: Перемещаться по карточкам на смартфоне менее удобно, чем на десктопной версии. На одном экране уже нельзя уместить всю доску.
Цена: Бесплатная базовая версия на неограниченное количество пользователей, если нужны дополнительные опции — 10$ за пользователя в месяц.

Amo CRM

Еще одна простая система, в основе которой лежит сделка. В основном ориентирована на маркетинг и продажи, но можно использовать и в агентстве за счет возможности создавать собственные типы задач, например, «дизайн», «верстка», «креатив». Нет возможности объединять задачи между собой или создать подзадачи, что важно, когда необходимо назначить разных исполнителей и отличаются сроки.

Функционал: Можно добавлять пользователей и давать им разные права, но каждый пользователь может видеть только свой список сделок. Например, руководителю придется авторизоваться через учетную запись своего подчиненного, чтобы увидеть его сделки.

Интерфейс: Минимум настроек, разобраться в интерфейсе и начать работать можно очень быстро.

Для кого: Для специалистов по работе с клиентами. Например, в продажах, организации мероприятий, маркетинга, логистики.

Мобильное приложение: Весь функционал адаптирован в приложении, все добавленные в систему контакты отобразятся в приложении, есть встроенный сканер визиток.
Цена: 1 года на команду 10 человек — 95 880 рублей.

Мегаплан

CRM и система управления проектами со своим API для интеграции с сайтом или интернет-магазином. Популярное решение для линейного процесса работы.

Функционал: В Мегаплане легко следить за ходом сделки, система фиксирует историю переговоров, звонки и переписку, формирует отчеты. Можно настроить работу с документами: оплату счетов, заявления на командировку и отпуск. Предусмотрена интеграция с телефонией, 1С и Google-календарем. Но на доске и в самих карточках нет гибкости, достаточной для работы по канбану.

Интерфейс: Доска состоит из карточек с задачами, контактами и сделками. Дополнительных элементов слишком много – они окружают окно задачи с четырех сторон.

Для кого: Для работы с клиентами, продаж, а также для документооборота. В целом система подходит для любого линейного процесса. Мы пользовались Мегапланом, но функциональностей оказалось недостаточно. Со временем нам потребовались возможность выстраивать иерархию задач, учет времени, поэтому системе пришлось искать замену.

Мобильное приложение: Если вы выбрали опцию в облаке, пользоваться приложением будет особенно удобно. Все функции сохраняются и данные синхронизируются между устройствами.
Цена: 649 рублей за пользователя в месяц, 2 недели – бесплатный тестовый период. Выгоднее пользоваться опцией в облаке, цена будет ниже, а весь функционал сохранится.

Jira

Jira дает выбор модулей для разработки Kanban, Scrum, Basic software development, и для менеджмента — process management, project management, task management. Удобно работать с несколькими разными досками.

Функционал: Возможность добавить свои статусы, логирование времени, связка задач между проектами, сбор статистики и отчеты. У Jira свой маркет с огромным выбором плагинов для работы над проектом.

Интерфейс: Возможность настроить доску для работы своей команды. В результате после подключения плагинов получается кастомизированный интерфейс.

Для кого: Для разработки, для совместной работы нескольких команд над одним проектом, подходит для пользователей с разными уровнями доступа.

Мобильное приложение: Есть упрощенная мобильная версия, но в ней резко сокращается количество функциональностей. В приложении многое зависит от подключенных плагинов, которые не всегда корректно работают на мобильной версии.
Цена: 10 пользователей – это 10$ в месяц, до 100 пользователей — 5$ за пользователя в месяц. Многие плагины платные.

Финальный совет

В Jira наиболее подходящий workflow для разработки, есть связь с Confluence и GitHub. Эта система подходит для совместной работы нескольких команд. У Jira свой API, на котором можно разрабатывать свои модули. Мы тоже сделали нужный нам модуль – залогированное исполнителем время автоматически превращается в деньги для подсчета себестоимости проекта.

Любая система превратится в хаос без правил работы в ней. Мы выбрали Jira и смогли выстроить процесс: любая задача ставится в системе, никто не берет задачу, присланную по имейлу. Исполнитель не выбирает задачу, он берет следующую по приоритету.