Проведение тендера

После того как вы определились делать закрытый или открытый тендер, вы должны принять решение, какой тип тендера проводить – запрос котировок, творческий конкурс или комбинированный тип. Для творческого конкурса подрядчик готовит свое видение проекта, включая концепцию дизайна.

При запросе котировок вы получаете только стоимостную оценку вашего проекта. Имейте в виду, что подрядчики соглашаются на творческие конкурсы, если они в вас заинтересованы в качестве клиента, который потом останется в портфолио агентства в качестве одного из флагманских проектов. Если вы не очень известная компания, то будьте готовы устроить оплачиваемый творческий конкурс. Это нормальная практика. Наилучшее сочетание – это закрытый тендер и оплачиваемый творческий конкурс.

Теперь нужно написать тендерную документацию и пригласить потенциальных участников тендера к участию. Ниже приведём пример письма, на основе которого вы можете составить собственное приглашение к участию в тендере.
Очень важно прописать четко, что должно выполнить агентство в качестве тендерного задания. Желательно в конце задания составить перечень документов, которые вы ожидаете от каждого агентства.

Регламент тендера должен объяснить участникам то, какие компании допускаются, кто входит в состав тендерной комиссии, каковы критерии оценки и прочие правила. Не бойтесь рассказать о том, кто участвует в тендере, а также заявить свой бюджет.

Определение наилучшего ценового предложения

Важнейшим этапом является определение лучшей стоимости предложения. Здесь нужно быть очень внимательными, так как на рынке услуг стоимости зависят от множества параметров. Чтобы сделать объективный выбор, нужно провести дополнительную работу, корректно сравнив предложения по стоимости.

Стоимостной выбор подрядчика может проходить вторым этапом, например, среди агентств, которые прошли творческий конкурс или первоначальный этап запроса котировок.

Способы определения наилучшего ценового предложения:

• Запрос котировок
• Голландский аукцион — на понижение цены
• Конкурентные переговоры

При запросе котировок агентство единожды называет свою стоимость. При «голландском аукционе» проводится второй тур, когда публикуются все оценки претендентов, после чего участники понижают стоимость своего предложения.

Конкурентные переговоры могут использоваться в любой части тендера. Суть метода заключается в том, что вы на основе результатов тендера рассказываете участникам, что не хватает им для победы. После чего участники меняют свои предложения.

Вывод

Даже если вы не собираетесь проводить публичный тендер, а делаете закрытый конкурс, постарайтесь подготовиться так, как будто вы проводите большой открытый тендер. Это позволит вам более качественно сформулировать свои потребности для исполнителей и более ясно представить продукт, который вы хотите получить на выходе.

Для выбора списка подрядчиков, участвующих в тендере, используйте рейтинги, как мы уже писали ранее. По типу тендера мы рекомендуем использовать запрос котировок и конкурентные переговоры. Аукционные формы можно использовать при долгосрочных многомиллионных проектах, под которые участники могут построить отдельные бизнес-юниты. В противном случае они вряд ли привлекут внимание участников рынка.

Тендер — критерии выбора победителя

Даже если вы единолично проводите тендер, составьте и формализуйте список критериев, по которым будет происходить оценка участников.

Желательно, чтобы оценочный файл создавался в тоже время, что бриф для тендера. Веса каждого критерия по выбору подрядчика определяются индивидуально и зависят от именно ваших целей и задач. Каждый участник тендерного комитета может проставить оценки самостоятельно, независимо от других участников. Критериев должно быть не очень много, чтобы вес оценки не терялся. Важно оценивать «всплески» среди оценок и рационализировать их для принятия решения.

Победитель определяется по максимальному итоговому балу. То есть, среднее арифметическое голосов участников комиссии умножается на вес коэффициента второго уровня. Из значений коэффициентов 2-го уровня, умноженных на их весовые коэффициенты, мы берем среднее арифметическое, получаем набор коэффициентов 1-го уровня для каждого участника. На этом этапе нужно сделать предварительную проверку результатов на наличие ошибок. Затем мы берем среднее арифметическое для коэффициентов 1-го уровня. Таким образом, у нас получается 1 коэффициент для каждого участника. Компания, которая получила максимальную итоговую оценку, и есть победитель тендера.

И в заключение, обязательно придерживайтесь точного тайминга, установленного перед началом тендера. Если у вас сдвигаются сроки, обязательно уведомляйте всех участников.

По окончанию тендера обязательно поблагодарите всех участников и в частных письмах укажите, почему именно их предложение не прошло. Всем важна обратная связь.

Вывод

• Составляйте критерии в зависимости от ваших потребностей и именно того, что важно для ваших компании и проекта
• Создайте листы оценки и раздайте их конкурсной комиссии
• Листы подбирайте в соответствии с компетенцией и профессиональными навыками участников комиссии. Например, не стоит давать бухгалтеру листы оценки с техническими параметрами, и, наоборот, техническому персоналу не стоит давать к оценке финансовое состояние подрядчика.